SỐ HÓA HỒ SƠ
Số hóa hồ sơ là quá trình cần thiết, hỗ trợ lưu trữ các tài liệu vật lý cũng như các tác phẩm nghệ thuật hoặc di sản tại nơi an toàn. AGS Records Management có kinh nghiệm dày dặn trong công nghệ số hóa hồ số và đã từng hợp tác với một số tổ chức có uy tín, nhằm bảo toàn cho những hạng mục có giá trị của họ.
Những tài sản quan trọng của khách hàng xứng đáng được lưu trữ bằng chức năng kỹ thuật số
Thế giới càng tân tiến, việc lưu trữ hồ sơ kỹ thuật số càng trở nên quan trọng với các doanh nghiệp.
AGS Records Management có thể đảm bảo cung cấp dịch vụ với chất lượng đồng nhất cho cả quy trình số hóa hồ sơ, quy trình lưu trữ vật lý và lưu trữ hồ sơ kỹ thuật số.
Mỗi file đều được quản lý cẩn thận nhằm tối ưu hóa sự truy xuất tài liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Xem thêm: 8 lý do tại sao quản lý tài liệu là điều bắt buộc đối với chủ doanh nghiệp
Xem thêm: Tại sao khách hàng nên xem xét việc quản lý hồ sơ ngay bây giờ.
Xem thêm: Lịch sử của “số hóa”.
Xem thêm: Quản lý hồ sơ vật lý hoặc kỹ thuật số: Chọn sao cho đúng?
Số hóa, Bảo đảm, Tối ưu hóa
Bộ phận số hóa của chúng tôi phụ trách quản lý quy trình số hóa hồ sơ của khách hàng, sau đó hồ sơ sẽ được trả lại cho khách hàng ở định dạng điện tử.
QUY TRÌNH CHUẨN BỊ
Tiếp nhận, phân loại và chuẩn bị tài liệu để kỹ thuật số.
Kiểm định chất lượng của tài liệu cần quét, sau đó phân loại và tháo ghim, kẹp giấy hoặc bìa cứng nếu cần.
SỐ HÓA VÀ QUÉT HỒ SƠ
Quá trình kỹ thuật hóa hồ sơ
AGS Records Management đảm bảo bảo mật thông tin cho khách hàng bằng cách thực hiện quy trình quét hồ sơ trong các phòng chuyên dụng. Chúng tôi sử dụng máy quét hiệu suất cao, nơi làm việc chuyên dụng và phần mềm tiên tiến.
LẬP CHỈ MỤC TÀI LIỆU SỐ
Lập chỉ mục và xác minh tài liệu điện tử của khách hàng.
Phần mềm EAS của chúng tôi tích hợp hệ thống phân loại và quản lý tài liệu vật lý và hồ sơ điện tử một cách thống nhất.
Chỉ mục sẽ được thiết lập theo tiêu chí tìm kiếm của khách hàng để hỗ trợ truy xuất tài liệu kỹ thuật số dễ dàng hơn. Các chuyên gia của chúng tôi cũng sẽ xác minh các tài liệu kỹ thuật số để đảm bảo chất lượng và tôn trọng tối đa bản mô tả tóm tắt của khách hàng.
TÌM KIẾM HỒ SƠ KỸ THUẬT SỐ
Hệ thống quản lý tài liệu với tiêu chí tìm kiếm
Sau khi hoàn tất kỹ thuật số và lập chỉ mục, các tài liệu sẽ được lưu vào Hệ thống lưu trữ tài liệu của chúng tôi, cho phép người dùng tham chiếu hồ sơ số hóa một cách dễ dàng và an toàn. Riêng bản gốc hồ sơ sẽ được bảo mật và lưu trữ nơi an toàn.
Phần mềm EAS sẽ tra soát toàn bộ dữ liệu của từng tài liệu được lưu trữ và đối chiếu với thông tin tìm kiếm hồ sơ do khách hàng cung cấp trong giao diện tìm kiếm.
EAS: Công nghệ hiện đại tích hợp tìm kiếm và truy xuất hồ sơ
Một phần mềm độc đáo trong tầm tay khách hàng, xử lý chỉ trong vài giây!
PHẦN MỀM EAS
EAS là một phần mềm đặc biệt được phát triển bởi đội ngũ AGS Records Management.
Phần mềm này cho phép chúng tôi kiểm soát sự phát triển và tích hợp nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả hơn. EAS cho phép tìm kiếm và kiểm soát các kho lưu trữ vật lý cũng như truy xuất các hồ sơ kỹ thuật số.
EAS là một phần mềm dịch vụ đầy đủ tính năng. Quyền truy cập được bảo mật bằng thông tin đăng nhập và mật khẩu. Nhờ công nghệ web, chỉ cần kết nối Internet, khách hàng có thể lập tức trải nghiệm phần mềm. Do đó, phần mềm này có thể triển khai rất nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và không bị ảnh hưởng khi thay đổi thiết bị.
Với các tiêu chuẩn bảo mật thông tin và chất lượng nghiêm ngặt của AGS Records Management, hệ thống EAS đã đạt chuẩn ISO 27001. Đây là chứng nhận cam kết về sự bảo vệ và bảo mật toàn bộ thông tin, đồng thời củng cố sự an tâm cho khách hàng. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đáp ứng được các tiêu chuẩn quốc tế về an toàn thông tin.